TECNOLOGIE E SERVIZI PER LA FORMAZIONE

SEM2000

Uno strumento completo per la gestione di eventi ECM

 

 

SEM2000

Roberto Patuelli Responsabile

 

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galleria Ugo Bassi, 1

40121 Bologna (BO)

 

tel. 051 2960469

fax 051 2969428

 

info@sem-2000.it marketing@sem-2000.it www.sem-2000.it

 

 

 

ForumECM dedica questo numero della rubrica di Tecnologie e servizi per la formazione a SEM2000, il software gestionale progettato e studiato per la gestione completa di congressi, convention, meeting, seminari, corsi e per qualunque altro tipo di evento.

 

SEM2000, prodotto dall’omonima azienda che da oltre 13 anni sviluppa soluzioni informatiche specifiche per la gestione di eventi, copre tutti gli aspetti del processo organizzativo dalla progettazione alla chiusura, dando un concreto supporto ad attività di pianificazione, marketing, comunicazione, amministrazione e controllo di gestione.

 

Questo software, in grado di gestire un numero illimitato di eventi con accesso simultaneo di più utenti, è stato utilizzato per diverse migliaia di progetti: da seminari aziendali a congressi mondiali.

 

Sul fronte ECM, SEM2000 offre un servizio completo grazie all’integrazione di strumenti informatici all’avanguardia ma allo stesso tempo di semplice utilizzo.

Il risultato ottenuto dalla sinergia tra il software gestionale e la gamma di strumenti informatici ad esso integrati, è una soluzione completa, flessibile e snella non solo per il supporto operativo del singolo evento ECM, ma anche per la gestione del controllo trasversale di tutte le attività del Provider in ogni fase organizzativa. Dalla progettazione alla consuntivazione dell’evento, l’utente è supportato con piena aderenza alle specifiche esigenze di ogni progetto con la condivisione e l’uniformazione delle diverse pratiche e procedure operative.

 

La realizzazione del singolo evento, in pieno allineamento con le ultime direttive dell’Agenas, è supportata nella gestione di anagrafiche di partecipanti, relatori e tutor, nella rilevazione elettronica delle presenze, nella creazione e correzione di questionari di apprendimento e valutazione, nella pubblicazione e stampa di certificati ECM on-line, nella realizzazione di badge personalizzati, nella reportistica finale su tracciato XML per il Ministero della Salute e nell’elaborazione completa del consuntivo annuale dell’attività formativa erogata.

 

Nel caso specifico dei corsi con riconoscimento di crediti ECM, SEM2000 è in grado non solo di assegnare ai partecipanti i crediti maturati in modo automatico, verificando il tempo di partecipazione all’evento tramite la rilevazione delle presenze, ma anche di elaborare il certificato di conferimento ECM secondo le disposizioni della Commissione Nazionale per la Formazione Continua, con possibilità di attivare il servizio di pubblicazione on-line dei certificati per ciascun partecipante.

 

In sede congressuale SEM2000 può essere utilizzato per allestire una reception informatizzata visualizzando in tempo reale la situazione delle presenze. Durante la fase di registrazione è possibile inoltre stampare automaticamente alcuni documenti come ricevute di pagamento complete di tutti i dettagli, badge per i nuovi iscritti, voucher o qualunque report presente nella lista di SEM2000.

 

Il programma prevede inoltre una banca dati dove registrare i dati anagrafici relativi agli Sponsor e ai fornitori. Queste schede sono utilizzate per la costruzione del budget e la fatturazione. Con questa funzionalità è anche possibile visualizzare tutti i preventivi raccolti per l’evento di ciascun fornitore e le contribuzioni di ciascun Sponsor.

 

Inoltre con il modulo per lo sviluppo del budget congressuale è possibile controllare in tempo reale la situazione economica generale dell’evento.

 

Il Provider, attraverso la procedura automatizzata di sincronizzazione nell’archivio centralizzato General DataBase, è infine in grado di monitorare trasversalmente l’attività formativa erogata disponendo di banche dati aggiornate per tutti gli eventi accreditati e per tutti i discenti, con informazioni relative ai crediti maturati, anagrafiche, specializzazione, disciplina ed area di appartenenza, sponsorizzazioni ed esiti dei questionari di apprendimento.

 

Caratteristiche SEM2000 Software gestionale

 

  • strutturazione di un database per la raccolta delle anagrafiche di ciascun partecipante: nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, recapiti telefonici, e-mail, data e luogo di nascita, sesso
  • associazione di un codice a barre univoco per ciascun partecipante
  • tracciabilità delle sponsorizzazioni
  • gestione discipline del Ministero – già precaricate nel sistema, con controllo della coerenza tra discipline del singolo partecipante e discipline accreditate per l’evento
  • configurazione dettagliata dell’ evento ECM con inserimento di tutte le caratteristiche dell’evento: titolo, luogo, data inizio e fine, durata, n. di crediti e n. autorizzazione ministeriale evento, inserimento obiettivi formativi; possibilità di gestire più eventi accreditati all’interno del medesimo progetto
  • realizzazione di badge personalizzati in differenti formati, contenuti e grafica di richiamo dell’evento con codici a barre
  • gestione controllo accessi: funzionalità integrata per la registrazione delle presenze tramite sistema elettronico con eventuale supporto di attrezzature per la lettura dei codici a barre
  • produzione di statistiche con differenti modalità per il monitoraggio degli accessi: possibilità in tempo reale di registrare quanti accessi sono stati rilevati e calcolare al termine dell’evento il tempo totale di presenza in sala, avvalendosi anche di funzionalità per la pulizia dei duplicati o di letture errate; Varie tipologie di statistiche, dal semplice report che produce la lista dei presenti alla realizzazione di un file che consente di monitorare se un partecipante ha preso parte a più eventi anche in giornate diverse
  • produzione del consuntivo finale in formato XML (aggiornato costantemente in base alle ultime direttive, versione 1.10), per tutti i tipi di formazione: RES, FSC, FAD, BLENDED
  • realizzazione di certificati ECM 
  • realizzazione di attestati di partecipazione all’evento
  • procedura automatizzata per l’invio degli attestati via e-mail
  • registrazione sulla scheda di ciascun partecipante della riconsegna del questionario e punteggio ottenuto 
  • gestione dei crediti per partecipante, tutor, docente e relatore. 

 

Suite ECM: gli strumenti a disposizione

 

SEMQUEST: software per la creazione e la correzione dei questionari.

Nello specifico:

  • creazione di questionari per la valutazione dell’apprendimento e della qualità percepita, utilizzando i codici a barre ad ogni risposta viene assegnato un codice univoco e relativo punteggio
  • correzione elettronica con pistola laser, per la lettura delle risposte fornite dal partecipante
  • consuntivo statistico sulla percentuale di risposte fornite
  • consuntivo statistico sulla valutazione dell’evento, elaborazione del report di valutazione del gradimento dell’evento formativo da parte dei partecipanti. 

 

GENERAL DATABASE: banca dati centralizzata per il monitoraggio trasversale delle attività del Provider e per la costruzione dell’archivio storico di ogni partecipante. Con questo strumento è possibile effettuare azioni di marketing: mailing mirati a target selezionati in base a tipologie di partecipanti, categorie, Sponsor ed altro. Inoltre consente un’efficace gestione dei dati: una rapida ricerca di quelli esistenti, un aggiornamento trasversale ai singoli eventi e la loro estrapolazione per l’organizzazione di nuovi congressi.

Nello specifico:

  • Banca dati unitaria e centralizzata di tutte le informazioni gestite nel tempo con SEM2000
  • Archivio centralizzato per tutti i discenti con informazioni relative ad anagrafiche e specializzazioni, disciplina ed area di appartenenza, partecipazioni ad eventi: categorie d’iscrizione e sponsorizzazioni, numero di crediti maturati, riconsegna dei questionari, percentuale di risposte esatte
  • Archivio centralizzato per tutti gli eventi accreditati, crediti totali suddivisi per anno
  • Archivio centralizzato di tutti i budget, con la possibilità di interrogazione per SPONSOR/EVENTO. Monitoraggio trasversale delle attività formative erogate ed elaborazione di report annuali per il Ministero. 

 

ECMonline: servizio di pubblicazione su sito dedicato di certificati ECM in formato pdf a disposizione per ogni partecipante. Sono pubblicati tutti i certificati per i partecipanti contenuti nella banca dati di SEM2000 di cui sono completati i campi di nome, cognome, codice fiscale ed email. I documenti saranno scaricabili dal sito dedicato e sicuro, Onlinecongress.it, a cui il singolo partecipante, accede tramite autenticazione, con username e password, per stampare i propri attestati.

I principali vantaggi del servizio:

  • Tutte le procedure di stampa e spedizione dei certificati sono completamente sostituite dal servizio on line
  • Risparmio dei costi di stampa e spedizione degli documentazione
  • Comunicazione ai partecipanti delle credenziali per accedere al servizio, gestita autonomamente dal server Onlinecongress.it. 

 

QUANTICREDITIECM: procedura automatica per il calcolo dei crediti assegnabili alle attività ECM.

 

SEM2000service: sistemi di rilevazione presenza.

 

ONLINECONGRESS.IT: servizi on-line per la raccolta delle iscrizioni, dei lavori scientifici e per la pubblicazione dei certificati ECM.

 

 

gennaio 2013



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