Uno strumento completo per la gestione di eventi ECM
galleria Ugo Bassi, 1 40121 Bologna (BO)
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ForumECM dedica questo numero della rubrica di Tecnologie e servizi per la formazione a SEM2000, il software gestionale progettato e studiato per la gestione completa di congressi, convention, meeting, seminari, corsi e per qualunque altro tipo di evento.
SEM2000, prodotto dall’omonima azienda che da oltre 13 anni sviluppa soluzioni informatiche specifiche per la gestione di eventi, copre tutti gli aspetti del processo organizzativo dalla progettazione alla chiusura, dando un concreto supporto ad attività di pianificazione, marketing, comunicazione, amministrazione e controllo di gestione.
Questo software, in grado di gestire un numero illimitato di eventi con accesso simultaneo di più utenti, è stato utilizzato per diverse migliaia di progetti: da seminari aziendali a congressi mondiali.
Sul fronte ECM, SEM2000 offre un servizio completo grazie all’integrazione di strumenti informatici all’avanguardia ma allo stesso tempo di semplice utilizzo.
Il risultato ottenuto dalla sinergia tra il software gestionale e la gamma di strumenti informatici ad esso integrati, è una soluzione completa, flessibile e snella non solo per il supporto operativo del singolo evento ECM, ma anche per la gestione del controllo trasversale di tutte le attività del Provider in ogni fase organizzativa. Dalla progettazione alla consuntivazione dell’evento, l’utente è supportato con piena aderenza alle specifiche esigenze di ogni progetto con la condivisione e l’uniformazione delle diverse pratiche e procedure operative.
La realizzazione del singolo evento, in pieno allineamento con le ultime direttive dell’Agenas, è supportata nella gestione di anagrafiche di partecipanti, relatori e tutor, nella rilevazione elettronica delle presenze, nella creazione e correzione di questionari di apprendimento e valutazione, nella pubblicazione e stampa di certificati ECM on-line, nella realizzazione di badge personalizzati, nella reportistica finale su tracciato XML per il Ministero della Salute e nell’elaborazione completa del consuntivo annuale dell’attività formativa erogata.
Nel caso specifico dei corsi con riconoscimento di crediti ECM, SEM2000 è in grado non solo di assegnare ai partecipanti i crediti maturati in modo automatico, verificando il tempo di partecipazione all’evento tramite la rilevazione delle presenze, ma anche di elaborare il certificato di conferimento ECM secondo le disposizioni della Commissione Nazionale per la Formazione Continua, con possibilità di attivare il servizio di pubblicazione on-line dei certificati per ciascun partecipante.
In sede congressuale SEM2000 può essere utilizzato per allestire una reception informatizzata visualizzando in tempo reale la situazione delle presenze. Durante la fase di registrazione è possibile inoltre stampare automaticamente alcuni documenti come ricevute di pagamento complete di tutti i dettagli, badge per i nuovi iscritti, voucher o qualunque report presente nella lista di SEM2000.
Il programma prevede inoltre una banca dati dove registrare i dati anagrafici relativi agli Sponsor e ai fornitori. Queste schede sono utilizzate per la costruzione del budget e la fatturazione. Con questa funzionalità è anche possibile visualizzare tutti i preventivi raccolti per l’evento di ciascun fornitore e le contribuzioni di ciascun Sponsor.
Inoltre con il modulo per lo sviluppo del budget congressuale è possibile controllare in tempo reale la situazione economica generale dell’evento.
Il Provider, attraverso la procedura automatizzata di sincronizzazione nell’archivio centralizzato General DataBase, è infine in grado di monitorare trasversalmente l’attività formativa erogata disponendo di banche dati aggiornate per tutti gli eventi accreditati e per tutti i discenti, con informazioni relative ai crediti maturati, anagrafiche, specializzazione, disciplina ed area di appartenenza, sponsorizzazioni ed esiti dei questionari di apprendimento.
Caratteristiche SEM2000 Software gestionale
Suite ECM: gli strumenti a disposizione
SEMQUEST: software per la creazione e la correzione dei questionari.
Nello specifico:
GENERAL DATABASE: banca dati centralizzata per il monitoraggio trasversale delle attività del Provider e per la costruzione dell’archivio storico di ogni partecipante. Con questo strumento è possibile effettuare azioni di marketing: mailing mirati a target selezionati in base a tipologie di partecipanti, categorie, Sponsor ed altro. Inoltre consente un’efficace gestione dei dati: una rapida ricerca di quelli esistenti, un aggiornamento trasversale ai singoli eventi e la loro estrapolazione per l’organizzazione di nuovi congressi.
Nello specifico:
ECMonline: servizio di pubblicazione su sito dedicato di certificati ECM in formato pdf a disposizione per ogni partecipante. Sono pubblicati tutti i certificati per i partecipanti contenuti nella banca dati di SEM2000 di cui sono completati i campi di nome, cognome, codice fiscale ed email. I documenti saranno scaricabili dal sito dedicato e sicuro, Onlinecongress.it, a cui il singolo partecipante, accede tramite autenticazione, con username e password, per stampare i propri attestati.
I principali vantaggi del servizio:
QUANTICREDITIECM: procedura automatica per il calcolo dei crediti assegnabili alle attività ECM.
SEM2000service: sistemi di rilevazione presenza.
ONLINECONGRESS.IT: servizi on-line per la raccolta delle iscrizioni, dei lavori scientifici e per la pubblicazione dei certificati ECM.
gennaio 2013